ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET PARALÉGAL H/F

Reference
AB-21012022-158
Type de contrat
CDI
Domaine
Comptabilité - Finance - Gestion
Niveau d'expérience
Confirmé (5-10 ans)
Lieu
Paris La Défense
Poste Handi-accueillant
Oui
Poste ouvert à la diversité
Oui
Date prévisionnelle d'embauche
Dès que possible

About Us

Chez nous, le potentiel de chacun fait la réussite de tous

On ne se donne pas à fond depuis plus de 70 ans sans une bonne raison… Chez Expanscience, nous sommes une société à mission, et notre raison d’être est d’aider chacun à façonner son bien-être, de l’enfance à la séniorité. C’est ce qui fait avancer, chercher et innover nos 1000 collaborateurs, tous les jours ! Indépendants dans l’âme, nous sommes une entreprise française, 100% familiale, avec des produits présents dans plus de 100 pays (Mustela, Piasclédine 300…). Notre impact positif sur la société et l’environnement est reconnu par la certification B Corp et nous nous engageons à être une entreprise meilleure pour le monde. Meilleure pour ses collaborateurs, aussi ! Nous croyons que le potentiel de chacun fait la réussite de tous :  partager les expertises, encourager l’innovation, développer l’esprit d’initiative, favoriser votre développement, c’est notre manière de vous faire grandir et de progresser ensemble. Convaincus qu’il existe un lien fort entre le bien-être professionnel et la performance individuelle et collective, nous déployons également un programme de qualité de vie au travail ambitieux.

Notre CV express

Identité

  • Entreprise française née en 1950
  • Résidant à Paris (siège), à Epernon (site de production et laboratoires de R&D) et dans le monde (14 filiales).

Activités

  • Dermo-Cosmétique (Mustela, Babo Botanicals)
  • Rhumatologie (Piasclédine 300…)
  • Dermatologie (Effizinc…)
  • Actifs Cosmétiques
  • 287,2M€ C.A. en 2021 dont 74% à l’international

Ce qui nous rend différents (liste non exhaustive !)

  • Notre certification B Corp qui reconnait notre impact positif sur la société et l’environnement
  • Notre programme de RSE « impACT » à horizon 2030 pour devenir une entreprise à impact positif et régénératrice
  • 99 / 100 : notre note à l’index de l’égalité Femmes-Hommes en 2022
  • 93% des collaborateurs satisfaits de travailler chez nous (enquête interne 2021)
  • Notre engagement à contribuer à l’atteinte des objectifs climatiques planétaires avec notre marque Mustela et notre activité Actifs Cosmétiques d’ici à 2030

 Et en + : Un mécénat actif depuis 1982 : la Fondation Mustela, abritée par la Fondation de France, qui soutient le développement de l’enfant et la parentalité partout dans le monde.

Pour toutes les autres bonnes raisons de nous rejoindre, rendez-vous sur notre site carrières :  https://www.expanscience.com/fr/talents/offres-demploi

Missions

L’Assistant(e) de Direction et Paralégal aura pour principales missions au sein de la Direction Générale des Finances d’assister le Directeur Général des Finances et plus généralement l’ensemble de la Direction afin de le décharger des aspects administratifs et logistiques de sa fonction tout particulièrement dans la prise en charge des activités paralégal.

Ainsi, vous reportez au Directeur Générale des Finances et vos principales missions seront :

 - Le secrétariat juridique / le droit des sociétés :

  • Organiser la convocation et la tenue des assemblées et des conseils; rédiger les procès-verbaux des réunions des conseils et assemblées générales; Retranscription des décisions dans les registres sociaux ;
  • Mise à jour des ordres de mouvement et autres documents sociaux; suivi des mandats/pouvoirs ;
  • Assurer l’accomplissement des formalités et publications obligatoires ; assurer le suivi du secrétariat juridique des filiales ;
  • Assurer les commandes d’extraits K-bis, légalisation / apostille de documents auprès des autorités publiques et judiciaires ; suivi des enquêtes INSEE / BDF ;
  • Coordination avec les cabinets d’experts comptables ;

- Les assurances :

  • Assurer le suivi des polices d’assurances ; renseigner les questionnaires assureurs; la gestion des sinistres etc.

- Les contrats :

  • Assurer l’administration fonctionnelle de l’outil de Gestion Electronique Documentaire interne dédiée à l’archivage des contrats et participer aux formations « key users » sur cet outil ;
  • Traiter les demandes simples de nos clients internes

-Les marques :

  • En relation avec le cabinet de conseil en marques, gérer au quotidien les correspondances, la facturation et son traitement en interne, les échéanciers de renouvellement des marques, la mise à jour des dossiers

- Le contrôle de gestion :

  • Assurer un support à l’équipe Contrôle de Gestion, notamment pour les clôtures mensuelles ou les reportings.

-Le Business Développement

  • Gérer les contrats de confidentialité ;Contribuer au suivi des projets et des différents contacts sous la supervision du Responsable du Business Development.

-Assistanat/secrétariat :

  • Assister différents acteurs (DG financier, Directeur du contrôle de gestion, Service Juridique), dans leurs dossiers et besoins de suivis administratifs ;
  • Procéder à leurs demandes d’achats / suivi de la facturation ;
  • Gestion des agendas et plans de charge ;
  • Organisation des déplacements/réunions.

Profil souhaité

  • Titulaire d'une formation juridique de minimum Bac +2/3 vous justifiez d’une expérience de 5 ans au mois à poste équivalent en entreprise ou en cabinet d’avocat.
  • Vous maîtrisez parfaitement le secrétariat juridique, les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (pack Office notamment).
  • Bon niveau d’anglais impératif.
  • Une connaissance de la Gestion Electronique Documentaire (GED) et des bases du RGPD seraient un plus.
  • Rigoureux.se, vous êtes méthodique et organisé(e). Votre esprit d’équipe, votre excellent relationnel ainsi que votre implication vous permettent de mener toutes vos missions à bien.
  • Vous avez d’excellentes qualités rédactionnelles, faite preuve de sens de la confidentialité ainsi que d’autonomie et de proactivité.
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